[VIDEO] Le contrat d’intégration de système d’information, par Fabrice DEGROOTE

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DEGROOTE Fabrice

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Réflexions d'Experts

Dans cette vidéo, Fabrice DEGROOTE nous explique ce qu’est le contrat d’intégration de système d’information, et comment il devient un outil pédagogique pour la réussite de son projet.

Comment le contrat d’intégration de système d’information devient un outil pédagogique pour la réussite de son projet ?

Bonjour à toutes, bonjour à tous.

Je vais examiner avec vous comment le contrat d’intégration de système d’information peut devenir un outil pédagogique pour la réussite de son projet.

Je suis Fabrice Degroote, avocat associé au sein du Cabinet Simon Associés, en charge du département Droit du Numérique.

Cela fait plus de 20 ans que je suis amené, en tant qu’avocat, à gérer des contentieux relatifs à des échecs de projets d’intégration de système d’information.

Ce que je peux vous dire en introduction de mon propos est qu’en 20 ans les causes de ces échecs de projet sont presque les mêmes et sont bien connus des professionnels du secteur. 

Je peux regrouper ces causes d’échec en 3 items :

  • Implication insuffisante de la direction générale dans la conduite d’un projet,
  • Mauvais encadrement par le prestataire de l’expression du besoin de son client pour définir le projet,
  • Et enfin, troisième cause, déficit documentaire pour tracer le suivi de projet.

Pour vous permettre de comprendre l’utilité du contrat d’intégration comme outil pédagogique pour réussir la réalisation du projet, je vous propose de répondre aux 3 questions suivantes :

  • Première question : Qu’est-ce que le contrat d’intégration de système d’information ?
  • Deuxième question : Pourquoi le contrat d’intégration de système d’information fait partie intégrante du projet ?
  • Et enfin : Comment le contrat d’intégration va jouer son rôle d’outil pédagogique ?

Qu’est-ce que le contrat d’intégration de système d’information ?

Je dois admettre que je suis rentré dans le vif du sujet sans trop de précaution en vous rappelant les causes principales d’un échec de projet sans prendre la peine de vous le définir.

L’intégration de système consiste dans l’assemblage des composants informatiques d’une entreprise, qu’il s’agisse de composants matériels (tels que : poste de travail, serveur, réseau, objets connectés…) ou bien immatériels (logiciels et autres applicatifs).

Cet assemblage doit être cohérent, homogène et opérationnel afin de fournir à l’entreprise cliente un système informatique viable, fiable et performant.

Le contrat d’intégration de système couvre généralement les aspects matériels (fourniture et installation), ainsi que les aspects logiciels (et leur interfaçage), mais également le câblage, la formation, l’assistance au démarrage, la maintenance ou bien encore le déploiement.

Donc comme vous pouvez le constater au travers de cette liste, un nombre important de prestations doivent s’intégrer les unes par rapport aux autres. C’est ce qui fait toute la difficulté et la complexité du contrat d’intégration.

Pourquoi le contrat d’intégration de système d’information fait partie intégrante du projet ?

Retour d’expérience : plus de la moitié des dossiers que j’ai été amené à traiter soit ne comportait pas de contrat, soit comportait des conditions générales de services – proposées en général par le prestataire – qui n’ont pas été négociées.

Or une telle situation peut se révéler couteuse et périlleuse pour la partie en cas de retard dans le basculement vers un nouvel outil ou bien en cas de dysfonctionnement du nouveau logiciel avec impossibilité d’utiliser l’ancien.

Le contrat d’intégration va comporter 3 instruments (ces 3 instruments font partie déjà intégrante du projet). Ces instruments sont les suivants :

  • Le contrat en tant que tel ;
  • Le cahier des charges, qui est l’expression du besoin du client ;
  • Et enfin, l’analyse de mise en œuvre du projet, traduction technique et fonctionnelle du projet par le prestataire.

A travers ces 3 instruments et la négociation contractuelle qu’elle appelle, on comprend que le contrat d’intégration de système d’information est partie intégrante du projet puisque les éléments techniques (cahier des charges et analyse de mise en œuvre) ont autant d’importance – dans le cas présent et dans le cadre de la négociation – que l’élément juridique, le contrat en tant que tel.

Lors de cette négociation, vont se réaliser 3 événements :

  • L’implication de la direction générale ;
  • Mais également une connaissance mutuelle des équipes (c’est-à-dire : on va apprendre à se connaître) ;
  • Et enfin, les grandes lignes du projet seront définies, et notamment les aspects métier du client qui sont toujours des caractéristiques spécifiques.

Comment le contrat d’intégration va jouer son rôle d’outil pédagogique ?

Le contrat d’intégration va définir un outil pédagogique à 3 niveaux :

  • Humain ;
  • Temporel ;
  • Et documentaire. 

Trois points que je me propose de voir successivement.

Au niveau humain : le contrat va permettre un engagement des utilisateurs dans le processus de décisions et de collectes d’informations du projet. Cela passe également par un retour d’expérience, des revues de détails et des aspects métier. C’est la phase d’expression de besoin qui doit permettre de faire cette pédagogie de l’intégration.

Après avoir vu l’aspect humain, voyons l’aspect temporel, trop souvent délaissé. Le contrat va fixer un calendrier de mise en œuvre précis, un calendrier de réalisation des livrables mettant en œuvre les phases de recette elles-mêmes. Cette phase de recette est l’élément structurant de la réussite du contrat d’intervention.

Et enfin, le point où joindre l’ensemble, c’est le niveau documentaire. Le contrat d’intégration doit mettre en place une traçabilité des étapes du projet, notamment par la production de comptes-rendus de suivi de projet, mais également de procès-verbaux de recette qui tous ensemble doivent être non seulement actés, mais également signés conjointement par les parties.

J’espère que ces informations vous seront utiles pour appréhender vos futurs contrats d’intégration de système d’information, que vous soyez client ou prestataire.

A bientôt.

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